Die Nutzung sozialer Medien im Unternehmen

Sie wollen, dass Ihr Unternehmen „über Nacht“ bis zu einer Milliarde Menschen erreicht? Ihr Unternehmen soll als dynamisch und innovativ wahrgenommen werden? Sie wollen, dass jeder über Ihr Unternehmen spricht, natürlich nur Positives? Dann erstellen Sie ein Profil bei Google+, Facebook, XING, etc. Die Aufzählung von Plattformen lässt sich an dieser Stelle nahezu beliebig fortsetzen.

Aber ist es wirklich so einfach? Im Prinzip schon. Sie sollten nur ein paar Dinge beachten und dann klappt es auch mit dem Datenschutz.

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Die besten Fans und Follower sind die Beschäftigten

Jedes Unternehmen wird sich freuen, wenn möglichst viele Beschäftigte und Kollegen seinen Auftritten in sozialen Netzwerken folgen. Allerdings darf nicht geprüft werden, ob und welche Beschäftigten Ihrem Unternehmen in den sozialen Netzwerken folgen. In keinem Fall dürfen Beschäftigte benachteiligt werden, wenn sie kein Interesse an den Aktivitäten des Unternehmens zeigen (bspw. durch die Vorenthaltung von Informationen). Die Veröffentlichung von wichtigen Informationen darf also nicht allein in sozialen Medien erfolgen. Die Informationen müssen den Beschäftigten gleichzeitig auch auf andere Weise zugänglich gemacht werden, bspw. durch die Veröffentlichung im Intranet des Unternehmens.[nbsp]

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Dem Unternehmen ein Gesicht geben

Bild-, Film- und Tonaufnahmen oder auch Kommentare von Beschäftigten dürfen durch das Unternehmen nur dann innerhalb der sozialen Netzwerke veröffentlicht werden, wenn der Beschäftigte in die Nutzung seiner personenbezogenen Daten eingewilligt hat. Die Einwilligung des Beschäftigten ist hierbei an einige formale Hürden geknüpft. Sie muss auf seiner freien Entscheidung beruhen, ohne Zwang, ohne jeden Zweifel und schriftlich erteilt werden. Das Unternehmen muss seine Beschäftigten über die Verwendung der Daten sowie mögliche Folgen einer Verweigerung informieren. Eine mögliche Folge wäre, dass Fotos des Beschäftigten nicht in den sozialen Netzwerken veröffentlicht werden.

Sichern Sie sich ab:

Vereinbaren Sie mit Ihren Beschäftigten auch die Abtretung der Rechte an den Aufnahmen. So können Sie im Rahmen der Abtretungserklärung über die Bilder, Ton- und Videodokumente verfügen und die Aufnahmen in jedem Fall weiterverwenden – auch nach einem Ausscheiden des Beschäftigten. Die Abtretung der Bildrechte können Sie Ihren Beschäftigten bspw. mit Gutscheinen für Restaurants oder einen Kinobesuch „schmackhaft“ machen. Nach den Vorgaben des § 8 Abs. 2 Einkommensteuergesetz sowie § 3 Abs. 1 der Sozialversicherungsentgeltverordnung sind Sachbezüge (bspw. Gutscheine) bis 44 € steuer- uns sozialversicherungsfrei. Im Zweifel sollte ein Steuerberater um Rat gefragt werden.

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Wer darf was?

Durch sogenannte Social Media Guidelines können für das Unternehmen und alle Beschäftigten verbindliche Vorgaben zur Kommunikation innerhalb sozialer Medien und Foren geschaffen werden. Hierbei sollten zumindest die nachfolgenden Punkte geregelt werden:

• Keine Auskunft über Betriebsgeheimnisse
• Keine Nutzung betrieblicher Zugangsdaten für private Zugänge
• Nur höfliche und respektvolle Äußerungen
• Keine Äußerungen im Namen des Unternehmens

Unternehmen müssen immer bedenken, dass sie im Zweifel verschuldensunabhängig für die Äußerungen ihrer Beschäftigten haften. In einem Fall aus 2015 musste ein Autohaus für die wettbewerbswidrige Werbung eines Beschäftigten haften. Dieser hatte auf seiner privaten Facebook-Seite geworben und es allerdings versäumt, eine Reihe gesetzlicher Pflichtangaben hinzuzufügen (Impressum, offizieller Kraftstoffverbrauch des beworbenen Fahrzeugs in l/100 km bzw. kg/1OO km, spezifische C02-Emissionen).[1]

Zusätzlich sollte festgelegt werden, wer im Namen des Unternehmens Beiträge veröffentlichen darf. Innerhalb dieser Befugnisse sollte auch definiert werden, ob Beiträge in bestimmten Fällen vor Veröffentlichung mit der Unternehmensleitung abzustimmen sind. Eine Veröffentlichung über einen Wechsel in der ersten Führungsebene sollte bspw. immer durch die Unternehmensleitung freigegeben werden.[nbsp] Die Vorstellung neuer Produkte oder Strategien für das Unternehmen, sollte auch immer mit den jeweiligen Verantwortlichen des Unternehmens abgestimmt werden.

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Vertrauen ist gut – Kontrolle (nicht) besser?

Grundsätzlich sollten Unternehmen im Internet recherchieren, ob über sie geschrieben wird. Auf diesem Weg kann unter Umständen weitreichender – unberechtigter – schlechter Presse frühzeitig entgegen gewirkt werden. Auch falsche Angaben können hierdurch zeitnah korrigiert werden. Nicht zulässig ist hingegen eine anlasslose Recherche zu Äußerungen bestimmter Beschäftigter. Nach Veröffentlichungen von Beschäftigten dürfen Sie allenfalls dann gezielt suchen, wenn ein konkreterVerdacht oder Hinweis auf einen schwerwiegenden Verstoß gegen die Rechte des Unternehmens oder die Rechte Dritter besteht. Wenn Unternehmen Hinweise auf illegale und volksverhetzende Aktivitäten eines Beschäftigten erhalten (bspw. sog. Hasskommentare) und der Beschäftigte zweifelsfrei dem Unternehmen zugeordnet werden kann, wäre eine gezielte Suche nach Kommentaren des Betroffenen bspw. als angemessen zu sehen. Nur so können Unternehmen ihrer Prüfpflicht vor der Ergreifung von (arbeitsrechtlichen) Maßnahmen nachkommen. Schließlich könnten die Vorwürfe sich als unbegründet erweisen.

Wird durch die Überprüfung eines Beschäftigten seine Unschuld festgestellt, dann ist der Beschäftigte über die Prüfung zu unterrichten. Bei Feststellung einer Schuld wird eine Benachrichtigung im Regelfall durch die Personalabteilung (Abmahnung oder Kündigung) oder durch die Staatsanwaltschaft – im Falle von strafrechtlichen Ermittlungen – erfolgen. In jedem Fall sollte der Datenschutzbeauftragte vor der Untersuchung eingebunden werden.

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Impressum und Datenschutzhinweis

Das Impressum der Unternehmensseite [nbsp]muss auf allen Social Media Seiten veröffentlicht werden. Mindestens muss eine Verlinkung auf das Impressum der Unternehmenshomepage erfolgen, wenn die Social Media Seite keine eigene Möglichkeit dazu bietet, ein Impressum zu veröffentlichen. Zusätzlich sollten Besucher der Social Media Seite darauf hingewiesen werden, dass an dieser Stelle ausschließlich die Datenschutzbestimmungen des Plattformbetreibers gelten und nicht die des Unternehmens.

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Wer kann im Unternehmen helfen?

Die Erstellung und Umsetzung des Webauftritts wird in der Regel durch die Marketingabteilung oder die Unternehmenskommunikation vorgenommen. Unter Umständen sind die zu treffenden Regelungen mitbestimmungspflichtig im Sinne des Betriebsverfassungsgesetztes (BetrVG). [nbsp]Trifft ein Unternehmen Regelungen zur Kontrolle der Beschäftigten auf die Einhaltung der aufgestellten Social Media Guidelines und Protokolliert hierbei das Surfverhalten des Beschäftigten, dann handelt es sich um eine sog. Verhaltens- und Leistungskontrolle. In diesem Fall ist der Betriebsrat gem. § 87 Abs. 1 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Grundsätzlich empfiehlt sich die Information des Betriebsrates. Die Hinzuziehung des Datenschutzbeauftragten ist grundsätzlich immer sinnvoll, da schon zu Beginn von Projekten datenschutzrechtliche Problemstellungen erkannt und behoben werden können. Zur Identifizierung und Behebung von Sicherheitsrisiken beim Zugriff auf Social Media Plattformen von betrieblichen Rechnern sollten auch Beschäftigte aus der IT-Abteilung zu Rate gezogen werden (Administratoren, IT-Sicherheitsbeauftragte, etc.).

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Was kann denn schon passieren?

Auftritte in sozialen Medien bieten nicht nur Chancen sondern bergen auch immer Risiken. Wie oben bereits beschrieben, droht Unternehmen unter Umständen eine Verschuldensunabhängige Haftung für Äußerungen des Beschäftigten. Daraus können zudem wettbewerbsrechtliche Konsequenzen entstehen (bspw. Abmahnungen durch Mitbewerber oder Verbraucherverbände). Vorgaben für Internetseiten, wie bspw. die Impressumspflicht, gelten in jedem Fall auch für Social Media Auftritte von Unternehmen.

Weiter ist darauf zu achten, dass die Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten auf eine Rechtsgrundlage gestützt werden kann. Als Rechtsgrundlage kommen im Regelfall die Einwilligung des Beschäftigten oder auch eine Betriebsvereinbarung in Betracht. Sollten personenbezogene Daten ohne eine Rechtsgrundlage verarbeitet werden, sieht § 43 Bundesdatenschutzgesetz eine Geldbuße von bis zu 300.000€ vor. Gerade Verstöße gegen geltendes Datenschutzrecht sorgen auch immer wieder für Imageverluste bei Unternehmen. Man denke nur an verschiedene Handelskette aus dem Lebensmittelbereich oder große deutsche Telekommunikationsanbieter.